1. MANAJEMEN INFORMASI
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :
• Manusia
• Material
• Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
• Uang
Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) yakni berupa :
• Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan -perlu dilakukan modifikasi
• Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
• Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
• Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
• Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
• Peningkatan kompleksitas teknologi
• Waktu yang terbatas
• Kendala sosial
Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
- Trend Manajemen Data
· Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
• File management dan organization hanya
· Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
• Terjadi pergeseran model pengolahan data
· Ditinjau dari Segi Asal Data
• Berdasarkan asal data yang akan diolah
· Ditinjau dari Segi Jenis Data
• Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan informasi.
• Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization).
· Ditinjau dari Infrastruktur
• Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentukMainfr am e kearah infrastruktur berbasisNetwork.
· Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari
• Konsep jaringan setempat (Local Area Network – LAN) kea rah Jaringan yang sangat luas (Wide Area Network – WAN). Dengan demikian aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.
• Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).
· Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung
• Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer
2. PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
- Manajer
- Non-manajer
- Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.
Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :
• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
• Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)
Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang fungsional keuangan (Finance )
• Bidang fungsional jasa informasi (Information services)
• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)
• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)
Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya.
Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum:
1. Perencanaan (Planning )
2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)
Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer :
Ø Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi),
Ø Informational roles (aktivitas informasi),
Ø Decisional roles (aktvitas keputusan),
Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1. Keahlian Komunikasi (communication skill)
2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving)
Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu :
1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.
2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.
Misi Sistem Informasi : Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.
Tujuan Sistem Informasi : Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement).
3. SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.
Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :
- Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
- Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.
Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :
- Subsistem; sistem di dalam suatu sistem.
- Supersistem atau suprasistem.
Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :
- Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik.
- Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :
- Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan yang rinci.
- Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik.
- Menekankan pentingnya kerjasama antar unit.
- Melihat keterkaitan antar unit.
- Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;
4. Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)
Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :
- Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)
- Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)
- Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)
- Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)
v Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)
Information specialist : Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer. Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :
- Sistem analyst
- Database administrator
- Network specialist
- Programmer
- Operator
End User Computing
Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang
dilakukan oleh pemakai sendiri (user). Perkembangan metode ini didukung oleh :
- Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer.
- Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia.
- Perangkat keras yang harganya semakin murah.
- Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.
Peranan information specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang menjadi konsultan.
Pengembangan CBIS
Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus hidup sistem (system life cycle – SLC). Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :
- Tahap Perencanaan.
- Tahap Analisis.
- Tahap Rancangan.
- Tahap Penerapan.
- Tahap Penggunaan.
Ref : http://anitawulan.wordpress.com/2010/11/06/pengantar-sistem-informasi-berbasis-komputer/
Raharjo, Budi, Sistem Informasi Berbasis Internet, ismailzone.com/download/cryptography/Rahard-sec-handbook.pdf , Juli 2009
Raymond McLeod, Jr. and George Schell
